Инспекторы стали активнее: за первое полугодие проверок почти на четверть больше, чем годом ранее. Прийти к вам могут тремя способами.

Плановая. Компанию заранее включают в список, он публикуется открыто, о визите предупреждают примерно за месяц. Времени подготовиться достаточно.

Внеплановая. Повод — жалоба сотрудника, в том числе уже уволенного. Предупредят за сутки. Реагировать придётся быстро.

Несчастный случай. Расследование начинается без предупреждения вообще. Список направлений, по которым работает ведомство, есть на сайте Комитета государственной инспекции труда.

Штрафуют за три вещи: не внесли данные, внесли не полностью, внесли с ошибкой. Опечатка в ИИН здесь равна пропущенному сроку — смотрят на результат, а не на то, хотели вы этого или нет.

Размер МРП пересматривают каждый год законом о бюджете, поэтому в тенге сумма меняется — считать нужно по актуальному значению. Если нарушение повторится в течение года, штраф будет выше. Ошибку разрешают исправить, на это дают месяц с момента записи, но приказ о назначении ответственного от штрафа не освобождает: отвечает работодатель.

Отсчёт идёт от подписи, а не от того дня, когда бумага доехала до кадровика. Если магазин в Шымкенте, а кадровая служба в Алматы, срок уходит на дорогу — и просрочка появляется сама собой, без чьей-либо вины.

Выход простой: подписывать электронно. Трудовой кодекс это прямо разрешает — по статье 33 договор и допсоглашения можно оформлять электронным документом с ЭЦП сторон. Электронное подписание договоров убирает дорогу из процесса, и срок перестаёт зависеть от курьера. Если у сотрудника ключа ещё нет, порядок получения разбирали отдельно — как оформить ЭЦП онлайн для ИП и ТОО.

Остаётся вторая половина работы — занести подписанный договор в ЕСУТД. Обычно кадровик делает это руками во второй раз: те же ФИО, ИИН, должность и даты. В TrustContract этот шаг убран — вы указываете ИИН, часть полей подтягивается сама, а после подписания сведения уходят на enbek.kz автоматически. Подробнее про сроки и саму регистрацию — в разборе трудовой договор в Enbek.kz.

Достаточно одного признака из трёх — они перечислены в статье 27 Трудового кодекса. Как называется документ, роли не играет: смотрят, что происходит на самом деле. Курьер, который выходит по графику смен и получает фикс дважды в месяц, для инспектора работник.

Оформить договор ГПХ онлайн стало быстрее, чем на бумаге, но скорость тут ни при чём. Поднимите действующие ГПХ и разложите на две стопки. В первой — те, где признак снимается правкой предмета договора и порядка оплаты. Во второй — те, кого проще перевести в штат.

Такая ревизия обычно заканчивается пачкой на переподписание: два десятка исполнителей, у каждого свой документ. В TrustContract шаблон заполняется реквизитами по ИИН и уходит массовой рассылкой, а подписать ГПХ онлайн или новый трудовой договор человек может с телефона.

Инспектор смотрит не сегодняшний день, а весь прошлый год. И сверяет две даты: ту, что стоит в договоре, и ту, когда запись появилась в системе. Бумагу можно датировать как угодно, отметку в ЕСУТД — нет, расхождение видно сразу.

С приказами и листами ознакомления то же самое. Подпись стоит, а когда её поставили — не докажешь. Экспертиза установит, чья рука, но не день.

В TrustContract по каждому документу остаётся журнал действий: кто открыл документ, когда и каким способом подписал.

Инспектор работает по проверочному листу и не может требовать больше, чем в нём указано. Оригиналы забирают по акту, копии заверяют подписью и печатью. Если нарушения нашли, через несколько месяцев придут проверить, устранили ли их — и второй штраф будет выше первого.