Сколько хранить электронные документы:
сроки по закону РК
Договоры, акты, накладные — их нельзя удалить сразу после сделки. Закон РК устанавливает минимальные сроки хранения, и за их нарушение грозит ответственность. Разбираем по официальным источникам: сколько хранить первичку, налоговые и кадровые документы, и почему электронный архив здесь удобнее бумажного.
Хранение документов — не формальность, а требование закона. Договор, по которому давно прошла оплата, всё равно нельзя выбросить: он может понадобиться при налоговой проверке, споре с контрагентом или для подтверждения трудового стажа работника. При этом сроки хранения зависят от вида документа — от 5 лет для большинства до 75 лет для отдельных кадровых. Разберём по порядку.
Основное правило для бизнеса задаёт статья 11 Закона РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности»: первичные документы и регистры бухгалтерского учёта хранятся не менее 5 лет после завершения отчётного года. Это касается большинства рабочих документов — договоров, актов выполненных работ, накладных, счетов.
Налоговое законодательство добавляет свой ориентир. Учётная документация, связанная с налогообложением, хранится до истечения срока исковой давности по статье 48 НК РК, но не менее 5 лет (статьи 193 и 205 НК РК). Важный момент: даже если срок исковой давности по вашему случаю составляет 3 года, документы всё равно нужно хранить минимум 5 лет.
Срок отсчитывается не от даты документа, а с конца отчётного года. Например, документы 2024 года начинают «отсчёт» с 2025 года — и при пятилетнем сроке хранятся примерно до конца 2029 года.
Полный диапазон сроков задаёт Перечень типовых документов (приказ Министра культуры и спорта РК). По нему сроки хранения — от 5 до 75 лет. Вот основные ориентиры для бизнеса:
Документы по начислению заработной платы нужны для подтверждения трудового стажа работника — иногда спустя десятилетия. Поэтому они хранятся долговременно, вплоть до 75 лет. Уничтожить их вместе с «пятилетними» договорами — частая и опасная ошибка.
Здесь хорошая новость. Электронный документ, подписанный ЭЦП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью — а значит, хранится на тех же основаниях и с теми же сроками. Отдельно «дублировать бумагой» электронный документ не нужно.
Но есть условие: в течение всего срока хранения нужно обеспечить сохранность файла и возможность проверить подпись. Просто «папка на рабочем столе» тут не подходит — файл можно потерять, а вместе с ним и доказательство сделки.
Храните документы в едином электронном архиве TrustContract
TrustContract от TrustMe хранит все подписанные документы в едином электронном архиве. Документы подписываются по SMS, Face-ID или ЭЦП — с юридической силой наравне с бумажными, — и остаются доступными весь срок хранения. По каждому документу сохраняется история подписания, а найти нужный договор или акт можно за секунды, а не перекапывая коробки с бумагами.
- Единый архив всех подписанных документов
- Подпись по SMS, Face-ID или ЭЦП — юридическая сила наравне с бумагой
- История подписания по каждому документу
- Быстрый поиск по контрагенту, дате, типу документа
- Серверы в Казахстане, данные хранятся внутри страны
За отсутствие бухгалтерской документации предусмотрена административная ответственность: при первом нарушении — предупреждение, при повторном — штраф (в диапазоне десятков МРП). Но штраф — не единственная проблема: без документов вы не подтвердите расходы перед налоговой и окажетесь беззащитны в споре с контрагентом.
Храните документы столько, сколько требует самый длинный применимый срок. Не уничтожайте зарплатные и кадровые документы по «пятилетнему» правилу. И держите всё в системе, где документ не потеряется и не испортится, — электронный архив закрывает обе задачи.
Сколько лет хранить первичные бухгалтерские документы в Казахстане?
Не менее 5 лет после завершения отчётного года — по ст. 11 Закона РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности». Для налоговой документации НК РК также устанавливает срок не менее 5 лет, привязанный к сроку исковой давности.
Есть ли документы, которые нужно хранить дольше 5 лет?
Да. По Перечню типовых документов сроки варьируются от 5 до 75 лет. Например, ведомости начисления зарплаты и лицевые счета работников хранятся долговременно, вплоть до 75 лет, — они нужны для подтверждения трудового стажа.
Имеет ли электронный документ такую же силу при хранении, как бумажный?
Да. Электронный документ с ЭЦП равнозначен бумажному с собственноручной подписью и хранится на тех же основаниях. Главное — обеспечить сохранность файла и возможность проверки подписи весь срок хранения.
Можно ли хранить только электронную версию, без бумаги?
Да, если документ изначально электронный и подписан ЭЦП, дублировать его бумагой не требуется. Достаточно надёжно хранить электронный оригинал с возможностью проверки подписи.
Что грозит за нарушение сроков хранения?
За отсутствие бухгалтерской документации — административная ответственность: предупреждение при первом нарушении, штраф при повторном. Плюс невозможность подтвердить операции перед налоговой и защититься в спорах.
Пусть документы хранятся сами
Подписывайте по SMS, Face-ID или ЭЦП и храните всё в едином электронном архиве — с юридической силой, историей подписания и быстрым поиском. Ничего не теряется и не портится весь срок хранения. Серверы в Казахстане.
Официальные источники · проверьте актуальность перед публикацией
- Закон РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» — ст. 11, хранение первичных документов не менее 5 лет — adilet.zan.kz
- Налоговый кодекс РК — ст. 48 (срок исковой давности), ст. 193 и 205 (хранение учётной документации не менее 5 лет) — adilet.zan.kz
- Перечень типовых документов с указанием сроков хранения (приказ Министра культуры и спорта РК от 29.09.2017 № 263) — сроки от 5 до 75 лет — adilet.zan.kz
- Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» — равнозначность электронного документа с ЭЦП — adilet.zan.kz