Как подключить субподрядчиков и поставщиков
к электронному документообороту
Главная боль стройки — не подписать договор внутри компании, а собрать подписи с десятков субподрядчиков и поставщиков. У одного нет ЭЦП, второй в другом городе, третий «подпишет завтра» — и бригада стоит. Разбираем пошагово, как перевести договоры с контрагентами в онлайн-подписание, что говорит закон РК и как подписать документ даже с теми, у кого нет электронной цифровой подписи.
Когда говорят про электронный документооборот, обычно думают про внутренние документы компании. Но в строительстве самый тяжёлый участок — это внешний контур: договоры субподряда, договоры поставки материалов, акты выполненных работ, дополнительные соглашения. На одном объекте таких контрагентов могут быть десятки, и у каждого свой уровень «цифровой зрелости».
Проблема почти всегда одна и та же: вы готовы подписывать в электронном виде, а контрагент — нет. У поставщика нет ЭЦП, у прораба субподрядчика не установлен NCALayer, бухгалтер в отпуске с токеном. В итоге договор тормозит на старте, а вместе с ним — выход бригады на объект и закрытие актов. Хорошая новость: эту цепочку можно разорвать, и для большинства коммерческих договоров контрагенту не обязательно иметь ЭЦП.
Письменная форма сделки может совершаться на бумажном носителе или в электронной форме (Гражданский кодекс РК, ст. 152). Электронный документ, удостоверённый электронной цифровой подписью, признаётся равнозначным документу на бумаге с собственноручной подписью (Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»). С 11 июля 2026 года эти нормы переходят в Цифровой кодекс РК № 255-VIII, который заменит указанный закон.
Ключевой момент: Гражданский кодекс допускает, что письменная форма сделки считается соблюдённой и в иных случаях, предусмотренных соглашением сторон (ст. 152). Это значит, что стороны могут договориться о способе подписания и идентификации — не только через ЭЦП. Именно поэтому подпись по SMS-коду или биометрии (Face ID) может иметь юридическую силу как простая электронная подпись по соглашению сторон, когда это закреплено в договоре и в самом сервисе. Это и есть способ подключить «нецифровых» контрагентов без боли.
Важно сразу понимать разницу: ЭЦП — это квалифицированная подпись, равнозначная собственноручной по закону. Подпись по SMS или Face ID — это простая электронная подпись, юридическая сила которой основана на договорённости сторон. Для подавляющего большинства договоров субподряда, поставки и сопутствующих актов этого достаточно. Но есть исключения — о них ниже.
Если для конкретного вида сделки закон прямо требует нотариального удостоверения или именно ЭЦП (например, сделки с недвижимостью, требующие госрегистрации, или документы для подачи в госсистемы), подпись по SMS или Face ID её не заменит — нужна ЭЦП или нотариус. Поэтому удобный способ подписания закрывает обычные коммерческие договоры, но не отменяет требований закона к отдельным сделкам. Перед массовым переводом документооборота стоит свериться с тем, какие из ваших документов имеют такие особые требования.
Прежде чем что-то подключать, разделите своих контрагентов на три группы — подход к каждой будет разным.
У контрагента есть ЭЦП и он ей пользуется
Крупные субподрядчики, поставщики-юрлица
ЭЦП есть, но пользоваться неудобно
Подпись «у директора», токен в офисе, NCALayer глючит
ЭЦП нет вообще
ИП, мелкие поставщики, бригады, физлица
Самый распространённый и самый провальный сценарий — требовать ЭЦП от каждого поставщика и бригадира. Чем больше контрагентов, тем выше сопротивление: люди не хотят идти в ЦОН ради одного договора. Результат — сорванные сроки и возврат к бумаге. Правильнее дать контрагенту способ подписать так, как ему удобно, — по SMS-коду или Face ID, без получения ЭЦП.
Составьте реестр контрагентов
Выпишите всех, с кем регулярно подписываете документы: субподрядчики, поставщики материалов, арендодатели техники, бригады. Отметьте, у кого есть ЭЦП, а у кого нет. Это сразу покажет, сколько контрагентов «выпадают» из обычного электронного подписания — как правило, их большинство.
реестр · аудит контрагентовВыберите способ подписания под каждый тип
Для контрагентов с ЭЦП оставьте привычную подпись. Для всех остальных нужен сервис, который позволяет подписать договор без ЭЦП — по SMS-коду или биометрии. Так вы не зависите от того, дошёл ли поставщик до ЦОНа.
Главное — чтобы способ подписания был юридически закреплён: в самом сервисе и в условиях договора должно быть прописано, что стороны признают такую подпись. Для документов, по которым закон требует именно ЭЦП или нотариуса, оставьте соответствующий способ.
ЭЦП · SMS · Face IDПодготовьте шаблоны договоров
Чтобы не оформлять каждый договор субподряда или поставки с нуля, сделайте типовые шаблоны. Один раз настроили — дальше отправляете в пару кликов. Это резко ускоряет мобилизацию: договор уходит контрагенту сразу, а не через неделю переписки.
В шаблон полезно сразу включить пункт о том, что стороны признают электронный способ подписания и обмен электронными документами — это и есть то самое «соглашение сторон», на которое опирается юридическая сила простой электронной подписи.
шаблоны · типовые договорыОтправьте контрагенту документ на подпись
Контрагент получает договор и подписывает его в сервисе по SMS-коду или Face ID — ему не нужно ничего устанавливать, покупать ЭЦП или ставить NCALayer. Подписание занимает минуту, и именно такой низкий порог входа решает проблему массового подключения: соглашаются даже те, кто раньше тянул с бумагами неделями.
отправка · подписание без ЭЦПХраните историю подписания
По каждому документу должно быть видно, кто, когда и каким способом его подписал. Это ваша доказательная база — пригодится и при налоговой проверке, и в споре с подрядчиком, и под длинные гарантийные обязательства по объекту.
аудиторский след · хранениеКонтрагент без ЭЦП подписывает договор за минуту — по SMS или Face ID
TrustContract от TrustMe закрывает ровно эту боль: вы отправляете договор субподряда или поставки, а контрагент подписывает его по ЭЦП, SMS-коду или Face ID. Поставщику и бригаде не нужно покупать ЭЦП, ставить NCALayer или куда-то идти. И это законно: для коммерческих договоров электронный документ с подтверждённой подписью, признаваемой сторонами, имеет юридическую силу письменной сделки.
- Контрагент подписывает без ЭЦП — по SMS или Face ID
- Не нужно покупать ЭЦП и ставить NCALayer
- Серверы в Казахстане, документы хранятся внутри страны
- Видно, кто и когда подписал — готовая доказательная база
А ещё TrustContract встаёт в ваши рабочие программы, чтобы не плодить ручную работу: договоры и акты подтягиваются из 1С без двойного ввода, новых сотрудников и подрядчиков можно оформлять прямо через enbek.kz, а сделки и заявки на подпись уходят автоматически из Bitrix24 и AmoCRM — менеджер не выходит из привычной CRM. Документ доходит до контрагента сам, без копирования между системами.
Попробовать бесплатно Откроется WhatsApp — покажем, как подключить ваших контрагентов за один день.С 1 июля 2026 года вступает в силу новый Строительный кодекс РК № 253-VIII, и весь жизненный цикл объекта всё больше фиксируется в цифре через систему E-Qurylys. Это значит, что задержки и просрочки в работе по объекту становятся видимыми и влияют на репутацию компании. А скорость работы по объекту напрямую зависит от того, как быстро вы подписываете коммерческие документы с контрагентами — договоры, акты, допсоглашения.
Получается простая цепочка: медленная подпись с поставщиком → задержка поставки → срыв сроков по объекту. Поэтому быстрое подключение субподрядчиков и поставщиков к электронному подписанию — это уже не «удобство», а способ держать сроки и чистую историю по объекту.
E-Qurylys и портал Qportal.kz ведут исполнительную и разрешительную документацию по объекту (журналы работ, акты скрытых работ, надзор) — там нужна ЭЦП. А коммерческие договоры с субподрядчиками и поставщиками вы подписываете отдельно, своим сервисом. Государственная система их не закрывает — это ваша зона ответственности.
Когда субподрядчику не нужно искать ЭЦП, чтобы подписать договор, он выходит на объект почти сразу. Компании, у которых этот участок отлажен, мобилизуют контрагентов за часы и выигрывают по срокам контракта.
Можно ли подписать договор с субподрядчиком, у которого нет ЭЦП?
Да, для большинства коммерческих договоров. Гражданский кодекс РК признаёт письменную форму сделки соблюдённой в том числе в случаях, предусмотренных соглашением сторон (ст. 152). Поэтому договор можно подписать по SMS-коду или биометрии (Face ID) через специальный сервис как простую электронную подпись — при этом контрагенту не нужна ЭЦП. Главное, чтобы способ подписания был закреплён в договоре и сервисе. Исключение — сделки, для которых закон прямо требует нотариального удостоверения или именно ЭЦП.
Будет ли такой договор иметь юридическую силу?
Письменная форма сделки может совершаться в электронной форме (Гражданский кодекс РК, ст. 152). Если стороны в договоре признали выбранный способ подписания, а сервис фиксирует, кто и когда подписал документ, такой договор имеет юридическую силу и может использоваться как доказательство. При этом стоит понимать: подпись по SMS/Face ID — это простая электронная подпись по соглашению сторон, а ЭЦП — квалифицированная подпись, прямо приравненная законом к собственноручной.
В каких случаях всё-таки нужна именно ЭЦП или нотариус?
Когда этого прямо требует закон для конкретного вида сделки — например, для сделок, подлежащих государственной регистрации или нотариальному удостоверению, а также для документов, подаваемых в государственные информационные системы. В таких случаях простая электронная подпись по SMS или Face ID не подойдёт. Поэтому перед массовым переводом документооборота полезно отдельно выделить документы с особыми требованиями.
Нужно ли контрагенту что-то устанавливать или регистрироваться?
В удобных сервисах онлайн-подписания — нет. Контрагент получает ссылку на документ, открывает её на телефоне и подписывает. Не нужно покупать ЭЦП, ставить NCALayer или создавать сложный аккаунт — именно это позволяет быстро подключить много контрагентов.
Чем подписание договоров отличается от E-Qurylys?
E-Qurylys (и портал Qportal.kz) — это государственная система для исполнительной и разрешительной документации по строительному объекту, доступ к ней по ЭЦП. Договоры субподряда и поставки она не охватывает — их компании подписывают между собой отдельно, в коммерческом сервисе электронного документооборота.
Как доказать, что контрагент действительно подписал документ?
В сервисах электронного подписания по каждому документу сохраняется история: кто, когда и каким способом подписал. Эта запись и есть доказательная база при проверках и спорах — она фиксирует время и способ подписания точнее, чем бумажный акт с проставленной от руки датой.
Подключите всех контрагентов к онлайн-подписанию
Договоры с субподрядчиками и поставщиками — в онлайн, даже если у контрагента нет ЭЦП. Подпись за минуты по ЭЦП, SMS или Face ID, прямо с телефона. Серверы в Казахстане, интеграции с 1С, enbek.kz, Bitrix24 и AmoCRM, история подписания по каждому документу. Удобство, скорость, меньше затрат.
Официальные источники
- Гражданский кодекс РК (Общая часть), ст. 152 — письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме — adilet.zan.kz
- Закон РК от 07.01.2003 № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» — равнозначность электронного документа с ЭЦП (действует до введения Цифрового кодекса) — adilet.zan.kz
- Цифровой кодекс РК от 09.01.2026 № 255-VIII — вводится в действие с 11 июля 2026 года — adilet.zan.kz
- Строительный кодекс РК от 09.01.2026 № 253-VIII — вводится в действие с 1 июля 2026 года — adilet.zan.kz
- Исполнительная и разрешительная документация по объектам — E-Qurylys (equrylys.kz) и Единый строительный портал (qportal.kz)